O estoque é um dos ativos mais importantes e valiosos para a empresa que o possui. Em setores como varejo, manufatura e alimentação, por exemplo, os insumos e os produtos acabados representam a essência completa do negócio.
Sendo assim, a má gestão – ou a inexistência de gestão – de estoque pode comprometer negativamente as finanças da empresa e, consequentemente, ameaçar sua sobrevivência no mercado.
Mas, se engana quem acha que é fácil garantir uma gestão eficiente. Com um dia a dia sempre atribulado, tudo o que puder otimizar o trabalho dos gestores faz a diferença, inclusive a realização de um inventário de estoque, com o objetivo de garantir a organização dos produtos, agilizar os processos e diminuir os gastos desnecessários.
Para descobrir o que é, como funciona e quais os benefícios dessa prática, continue lendo este artigo!
O que é inventário de estoque?
Prática fundamental para qualquer empresa, o inventário de estoque é responsável por manter a gestão e o controle de entrada e saída de mercadorias, a fim de evitar prejuízos para o negócio e garantir mais segurança e confiabilidade para os processos logísticos.
Basicamente, ele consiste em um sistema de classificação, identificação e contabilização dos produtos que estão armazenados em estoque, verificando não só a quantidade/valor, mas também a condição dos mesmos, sejam eles matérias-primas ou itens acabados. Ou seja, com um inventário de estoque eficiente, os gestores se baseiam em dados para tomar decisões relacionadas aos itens em falta, sem giro, avariados ou vencidos da companhia.
Por isso, é essencial que o responsável pela prática tenha um entendimento detalhado sobre cada item do estoque, uma vez que uma falha ou esquecimento no momento da baixa podem acarretar sérios problemas para a gestão dos recursos financeiros.
Quais são os tipos de inventário de estoque existentes?
Por mais que a base de qualquer inventário de estoque seja a contagem dos produtos, a depender do perfil, das necessidades e da capacidade da empresa existem formas diferentes de realização.
Conheça os principais métodos:
- Inventário de estoque rotativo: deve ser realizado em uma frequência pré-estabelecida – que pode ser diária, semanal, quinzenal ou mensal – e consiste em garantir dados precisos em período cíclico, a fim de que a empresa consiga suprir suas necessidades.
- Inventário de estoque permanente: deve ocorrer em tempo real e, por isso, exige o uso de ferramentas automatizadas para facilitação. No geral, é uma metodologia mais eficiente e prática, principalmente em empresas com grandes estoques, mas necessita de uma contagem manual esporádica com o intuito de evitar fraudes.
- Inventário de estoque periódico: deve ser feito no final de um período determinado, com o intuito de atualizar as informações, resolver os problemas de estoque existentes e criar demonstrativos financeiros.
Independentemente do modelo escolhido pela companhia, o mais importante é que o inventário seja sempre bem detalhista para auxiliar a simplificar e corrigir as falhas no estoque.
Qual a importância do inventário de estoque para a gestão da empresa?
Para qualquer negócio ser lucrativo, ele precisa no mínimo saber assertivamente qual valor mantém imobilizado em estoque, quais são os produtos que tem disponível para venda, o que precisa ser comprado e o que precisa de um maior esforço de publicidade, certo?
Dessa forma, ao realizar um inventário de estoque, a empresa tem o controle de tudo o que está armazenado, facilitando tanto seus processos logísticos quanto os de produção. Afinal, a falta ou o excesso de produtos armazenados implica em dinheiro parado – que poderia ser investido no crescimento da companhia.
Confira os principais motivos que fazem do inventário de estoque tão essencial para o sucesso da sua gestão:
- Redução de gastos
Um inventário de estoque eficiente é capaz de evitar desperdícios e, assim, diminuir os gastos da empresa.
Imagine um cenário no qual você, gestor, saiba exatamente quantas mercadorias existem em seu estoque. Dessa forma, você poupa ao evitar comprar matérias-primas repetidas, além de garantir uma maior previsibilidade de lucro com as vendas dos itens acabados.
- Prevenção contra fraudes
Com o inventário em dia, você saberá facilmente se houveram desvios, extravios ou furtos das mercadorias ali presentes, uma vez que a relação dos itens deve estar sempre em harmonia com a área contábil da empresa.
Outro ponto positivo é que a presença de um inventário de estoque por si só já inibe a ação fraudulenta de quem quer que tenha acesso aos itens, atuando como forma preventiva de prejuízos.
- Compliance
Falta de exatidão entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que a sua empresa entre na mira do Fisco. E, quando comprovadas essas divergências, você deverá arcar com multas e penalizações severas que, inclusive, podem ameaçar a saúde financeira do seu negócio.
Por isso, é sempre bom estar ligado e garantir uma análise minuciosa dos itens armazenados pela empresa.
- Melhora no atendimento ao cliente
Ao saber com assertividade quais mercadorias estão disponíveis no estoque, sua empresa consegue não só melhorar as vendas, como também aumentar a credibilidade com os clientes.
Afinal, não tem nada pior do que vender um produto indisponível ou esgotado, prometer a entrega, frustrar seu consumidor e, como consequência, perder a receita de um potencial cliente para o seu negócio, né?
Como fazer um bom inventário de estoque em 5 passos
Fazer um inventário não é uma tarefa simples, principalmente se a empresa contar com uma grande variedade de itens em estoque. Por isso, preparamos um passo a passo de como colocar em prática essa estratégia:
1. Escolha o dia certo
O primeiro passo é definir uma data para iniciar a listagem dos itens. Para isso, tenha em mente que o trabalho ficará bem mais fácil de ser executado em finais de semana, feriados ou quando a empresa estiver fechada, sem movimentação no estoque.
2. Separe e organize os itens
Para facilitar e agilizar o trabalho, certifique-se de que o estoque esteja organizado. Tire um tempo para juntar itens semelhantes e criar divisórias para cada modelo de produto. Assim, você não só poupará tempo e esforço na hora de realizar o inventário, como também poderá reduzir os desperdícios ao verificar os itens próximos ao vencimento ou em excesso.
3. Crie códigos para identificar os produtos
Com o intuito de simplificar a etapa de contagem, atribua um código numérico a cada produto, conforme sua categoria (limpeza, alimentos, papelaria, etc) e suas características (cor, peso, medida, etc).
4. Contabilize os resultados
Depois de identificar cada produto, inclua os valores de compra e venda e coloque as quantidades de cada item. Dessa forma, fica mais fácil para revisar os dados, realizar cálculos e obter informações mais precisas sobre as necessidades do estoque.
5. Compare com os dados do sistema
Se a empresa contar com registros informatizados, é essencial que seja feito um cruzamento dos resultados obtidos, com o objetivo de identificar erros e, até mesmo, possíveis fraudes.
Por fim, lembre-se de que é fundamental ter constância. Afinal, não adianta criar um inventário de estoque se as entradas e saídas não são frequentemente atualizadas.
Devo fazer um inventário de estoque na minha empresa?
Como vimos, criar um inventário de estoque é fundamental para reduzir perdas e garantir mais assertividade na oferta dos produtos, principalmente para empresas que lidam com logística.
Por isso, defina essa tarefa como uma prioridade para o seu negócio e aloque equipes, ou funcionários, altamente capacitados para sua realização. Aqui, vale a pena considerar a contratação de empresas terceirizadas para auxiliar no projeto, se necessário.
Não se esqueça de que as informações obtidas por um inventário de estoque são valiosas e podem decidir o futuro do negócio, se usadas com inteligência.
